Cari amici, in questo articolo recensisco “Più vendite in meno tempo”, di Jill Konrath: un libro che racconta strategie pratiche ed efficaci per professionisti super indaffarati.
Sono un appassionato di tecniche di ottimizzazione del tempo, quindi molte le conoscevo e usavo. Qui, ve ne racconterò però 3 che non avevo prima considerato e che sto cercando di implementare nella mia giornata di lavoro.
1. Agenda colorata
Prima idea molto utile e interessante è quella di usare blocchi colorati per registrare le attività da fare in agenda.
L’idea avanzata da Jill Konrath, nello specifico, è di affidarci ai 3 colori del semaforo adattandoli a quelle che sono le priorità del nostro business. Nel caso di un venditore, per esempio, una soluzione ottimale potrebbe essere quella di inserire in verde i compiti o attività che consentono di incassare denaro; in giallo tutti i task necessari alla preparazione della vendita, cioè dei task verdi; in rosso tutti i momenti legati a riunioni organizzativi, amministrazione, burocrazia etc.
Ho provato questo metodo e lo trovo utile per almeno due motivi.
Intanto a fine mese riguardi l’agenda e hai un’ottima panoramica su come spendi il tuo tempo. Magari vedi che le attività più importanti per te sono molto sacrificate, mentre concedi troppo spazio a quelle secondarie.
In secondo luogo è anche importante notare quando metti determinati task durante la giornata.
Cioè potresti accorgerti che le cose amministrative o burocratiche magari le metti sempre la mattina, quando sei più carico e fresco. Questo è un errore in termini di time management, perché a rigor di logica dovresti mettere le cose più importanti e strategiche per te la a tua azienda nei momenti in cui sei più carico, e quelle secondarie quando sei più stanco.
2. Più vendite in meno tempo: il controllo mail
Secondo punto che mi porto a casa dal libro è tutta la sezione dedicata al controllo efficace della casella di posta elettronica, in modo da non perderci troppo tempo, come purtroppo per sempre più persone capita.
Alcuni studi evidenziano che se controlli la mail 3 volte in un’ora, anche solo rapidamente, in realtà di questi 60 min ne hai buttati via 15. Infatti, a seguito della distrazione della mail, ti servono 5 minuti in media per tornare al tuo lavoro in uno stato di concentrazione ottimale.
I suggerimenti dati a questo proposito sono parecchi: dal togliere le notifiche al creare slot predefinite di tempo nelle quali controllare la mail, dal rimuovere gmail come schermata iniziale del browser a chiudere la casella di posta una volta finito il controllo. E molte altre ancora.
Qui condivido un esperimento che ho fatto a seguito della lettura del libro che è quello di controllare per una settimana, tra tutte le mail ricevute, quante di queste richiedevano una mia risposta entro 60 minuti.
Il risultato è stato ZERO. Cosa significa? Che spesso noi andiamo alla ricerca di nuove mail non tanto perché vi sia una reale urgenza nel dare loro risposta, ma perché abbiamo l’abitudine di controllarla e di mostrarci immediatamente “sul pezzo”. Un comportamento che – a ben vedere – porta molti più danni alla nostra concentrazione che benefici a chi ci ha scritto e vede che gli rispondiamo in 20 secondi.
3. Secondo schermo
Nel libro viene citata una ricerca della Microsoft per cui gli utilizzatori di pc sarebbero più produttivi di almeno il 9% se hanno a disposizione uno schermo più grande, o più schermi.
Lo schermo aggiuntivo, infatti, faciliterebbe il continuo passaggio da un compito all’altro. Impedisce agli utilizzatori di chiudere i file per sbaglio e minimizza il tempo trascorso a ridimensionare le finestre e trovare quella da mettere in primo piano.
Ho deciso di adeguarmi e aggiungere uno schermo alla mia postazione di lavoro. Sullo schermo laterale lascio ora aperto il browser con l’agenda, siti web su cui faccio ricerche e altre cose di secondo piano, mentre in quello centrale lascio il lavoro effettivo sul quale mi sto concentrando: powepoint, testi, e così via.
Metodo interessante che mi sembra in effetti capace di migliorare la mia produttività.
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L’articolo Più vendite in meno tempo: come gestire al meglio tempo e attività – Libri per la mente sembra essere il primo su Psicologo Milano.
