“La routine, in un uomo intelligente, è segno di ambizione” Wystan Hung Auden
Prima del repentino avvento dell’epidemia da Coronavirus, in Italia usufruiva dello smart working solo un’esigua minoranza: circa 570mila lavoratori su 23 milioni 381 mila occupati, esclusi gli stagionali. Ma ora, con l’emergenza sanitaria in atto, sia la Pubblica Amministrazione sia le aziende, anche le meno disponibili al cambiamento, hanno dovuto adeguarsi e introdurre forme di lavoro alternative, in particolare di telelavoro, spesso con risultati eccellenti e inaspettati in termini quantitativi e di qualità delle prestazioni.
Ma i lavoratori sono pronti? Condividere la vita lavorativa con quella familiare comporta una profonda trasformazione delle abitudini, per cui ci permettiamo di dare alcuni suggerimenti per adattarsi alla nuova vita e ottimizzare il lavoro in smart working.
1. Idonea gestione dello spazio
Se si vive in famiglia, se – in particolare – si hanno figli piccoli, trovare il proprio spazio per lavorare è sempre complicato, specie se la casa non è ampia.
È comunque altamente consigliabile trovare un’area riservata a voi, al vostro operato, per creare confini che si declinino efficacemente sulle necessità del vostro telelavoro e questa indicazione è valida sia sul piano organizzativo per non dover allestire più volte il luogo ove si opera con il computer e con il carteggio necessario, ma anche e soprattutto sul piano psicologico.
È fondamentale, infatti, avere tutto l’occorrente per lavorare (ad es. pc, libro) al fine di non doversi alzare frequentemente ed evitare distrazioni.
Tuttavia, ancor più importante è l’aspetto della concentrazione. In casa, le distrazioni potrebbero essere molte (dai bambini alle notifiche dello smartphone) e, quindi, un luogo (o un angolo dedicato) aiuta a ridurle, cercando di scegliere un ambiente silenzioso. Inoltre, potrebbe essere opportuno far presente agli altri componenti della famiglia che quello è un luogo dedicato al lavoro e, perciò, pregarli di non disturbare, se non per necessità improcrastinabili.
Un’altra componente fondamentale è l’autodisciplina: è indispensabile, per esempio, darsi delle regole, quali la disattivazione delle notifiche se si sta svolgendo un compito delicato o scrivendo un elaborato; naturalmente, come detto, il silenzio favorisce la concentrazione e perciò è assolutamente da evitare la televisione accesa.
2. Adattarsi al cambiamento e creare una routine vincente
Anzitutto è necessario accogliere con profonda consapevolezza e accettazione le novità che hanno stravolto, in modo motivato, le nostre abitudini quotidiane in termini di tempi, di spazi, di organizzazione della giornata. Il nostro cervello ha bisogno di adattarsi al cambiamento, specie quando la routine giornaliera precedente viene a modificarsi profondamente.
Perciò è bene creare da subito una nuova routine.
Alcuni suggerimenti:
- stabilire gli orari della giornata lavorativa (con un inizio e una fine) proprio come se ci trovassimo in ufficio;
- alcuni segnali dell’ambiente possono essere funzionali a ricordarci cosa fare. Esempio: lasciare la relazione sulla scrivania a fine giornata ci ricorderà – il giorno successivo – che dovremo concluderla; il dizionario di inglese in vista, sarà un segnale “grilletto” per ricordarci di rivedere la presentazione, in inglese – appunto – da tenere con i colleghi stranieri collegati via Skype. Per approfondire l’importante tema dei segnali nell’ambiente, si veda il libro del Dottor Luca Mazzucchelli “Fattore 1%. Piccole abitudini per grandi risultati”.
3. Il segreto del successo nel lavorare in smartworking: un’ottima pianificazione
Per ottenere risultati con lo smart working, è fondamentale un’ottima pianificazione. Proprio perché si ha maggiore libertà il rischio, altrimenti, è di divagare e di non raggiungere gli obbiettivi.
È necessario fissarsi gli obbiettivi della giornata da raggiungere (in accordo naturalmente col datore di lavoro) ed averli chiari. L’utilizzo della “to do list”, inoltre, può essere un ausilio per tener traccia delle incombenze “minori” da svolgere: es. telefonate da effettuare ai clienti, mail da scrivere.
La pianificazione giornaliera, dovrà naturalmente contemplare anche delle riunioni (via web o) con il team: ciò è fondamentale per coordinare il lavoro e misurare lo stato di avanzamento di un progetto comune.
Un suggerimento importante, e spesso sottovalutato, è quello di effettuare saltuariamente pause rigeneranti per il cervello. Il lavoro al videoterminale stanca la vista e la mente: le ricerche scientifiche hanno dimostrato che una pausa fa rialzare la capacità di ritenzione delle informazioni e permette di essere maggiormente attenti, concentrati e produttivi.
4. Cosa evitare?
Sono, invece, assolutamente da evitare le distrazioni ed il multitasking che sottraggono tempo ed energia alla nostra mente.
Con particolare riferimento al multitasking, una ricerca condotta all’University College di Londra ha dimostrato che la densità di materia grigia in alcune aree cerebrali addirittura si riduce se si sovraccaricano le funzioni psichiche, specie se si usano più dispositivi digitali, e come ciò esponga a un rischio maggiore di modifiche funzionali del cervello (lo studio di Kep Kee Loh e Ryota Kanai dal titolo «Higher Media Multi-Tasking Activity Is Associated with Smaller Gray-Matter Density in the Anterior Cingulate Cortex» è pubblicato su Plos One).
5. Cosa favorire?
L’emergenza dell’epidemia da Coronavirus ha stravolto le nostre abitudini sociali limitando le libertà individuali e rompendo il senso della comunità lavorativa e dei piccoli ma importanti riti del caffè, delle amichevoli conversazioni con i colleghi. Lavorando a casa da soli e soprattutto se non si sta in famiglia, si può vivere questa situazione con grande disagio.
Si suggerisce di superare il senso di isolamento fisico e psicologico utilizzando il telefono, Skype, la video conferenza per relazionarsi con i colleghi, naturalmente sulla base dell’organizzazione aziendale. La socialità infatti è un valore insostituibile e va assolutamente tutelata anche perché il confronto offre un valore aggiunto alla qualità della prestazione.
6. A fine giornata
Al termine della giornata lavorativa è fondamentale rivedere gli obbiettivi che ci eravamo prefissati ad inizio giornata.
Un altro aspetto essenziale per crescere nel lavoro (e nella vita) consiste nell’effettuare – per usare un linguaggio caro al mondo dello sport – una analisi della efficienza e cioè meditare sui progressi ma anche sugli errori commessi. È auspicabile sfruttare questo tempo ulteriore rispetto al passato per imparare a riflettere maggiormente: la riflessione è il primo stadio verso il miglioramento costante. Perché, come ci insegna Aristotele: “L’ignorante afferma, il sapiente dubita, il saggio riflette”.
7. La condivisione
I risultati della giornata andranno poi condivisi con il team anche per pianificare insieme gli obbiettivi del giorno seguente.
Questa mappa mentale illustra in modo efficace le abitudini vincenti per lavorare in smart working.
Le mappe mentali si basano sulle ricerche scientifiche effettuate nel campo dell’apprendimento e della memoria.
I principi delle mappe mentali
- Apprendimento attivo e capacità di sintesi. Ogni concetto appreso viene condensato in poche parole (ognuna su un ramo), dovendosi così in fase di apprendimento necessariamente sviluppare capacità di rielaborazione dei concetti (infatti dovrò distinguere tra i concetti posti sui rami principali e quelli sui sottorami);
- Struttura radiale della mappa che riprende, appunto, la struttura radiale del nostro pensiero e si discosta da quella lineare tipica degli appunti tradizionali;
- Utilizzo spiccato dei colori: ogni ramo può avere colori diversi che richiamano, possibilmente, il concetto stesso. Ad esempio: se parlo di ambiente o di sostenibilità userò il verde;
- Utilizzo delle immagini che si collocano sui rami: questa è la parte più “potente”. Le immagini aiutano a ricordare.
I punti di forza delle mappe mentali
Le mappe mentali rinforzano l’apprendimento e la successiva memorizzazione perché donano:
- chiarezza;
- visione d’insieme;
- e aumentano la capacità di ricordare (combinando colori, immagini e parole).
Come si legge una mappa mentale
- i rami principali (o genitori) si leggono in senso orario;
- i rami secondari (o figli) si leggono dall’alto al basso.
Se lo desideri, puoi scaricare la mappa mentale in formato PDF cliccando QUI!
Articolo di Ph.D. Dott. Elisabetta Galli
Letture suggerite:
Su come raggiungere gli obbiettivi:
E. GALLI – M. SALVO, Pianifica organizza agisci. Il metodo per gestire al meglio tempo e risorse, Feltrinelli-Gribaudo;
Sul ruolo delle abitudini:
L. MAZZUCCHELLI, Fattore 1%. Piccole abitudini per grandi risultati, Giunti;
Sulla gestione del tempo:
A.GIULIODORI, Riconquista il tuo tempo. Vinci le distrazioni. Riprendi il controllo delle tue giornate. Cambia la tua vita, BUR.
Sulle mappe mentali:
M. Salvo, Metti il turbo alla tua mente con le mappe mentali, Feltrinelli-Gribaudo.
L’articolo Le abitudini vincenti per lavorare in smart working sembra essere il primo su Psicologo Milano.
