Establecer prioridades aclara la mente y hace la vida más fácil. Así podemos centrarnos en lo que realmente importa. Sabemos todo esto. Sin embargo, cuando nos enfrentamos a un nuevo día, los imprevistos y las emergencias nos golpean con toda su fuerza, haciéndonos olvidar nuestras prioridades. Así que acabamos sumergidos en una maraña de pequeños problemas irrelevantes que se convierten en agujeros negros que drenan nuestro tiempo y nuestra energía.
Debemos aprender a priorizar. Lo sabemos. Pero, ¿cómo establecer prioridades cuando todo parece urgente? ¿Cómo priorizar cuando el mundo nos empuja en otra dirección? ¿Cómo mantener el rumbo si todos los imprevistos se presentan como una cuestión de vida o muerte?
¿Cómo establecer prioridades cuando todo es urgente?
Para las personas que son muy exigentes consigo mismas y para las que les cuesta delegar, la "opción por defecto" suele ser hacerse cargo de todo. Prioriza todo. Evidentemente, es una mala elección porque el agotamiento acabará llamando a nuestra puerta tarde o temprano.
Sin embargo, en un mundo acelerado donde todo parece urgente -pero pocas cosas realmente lo son- aprender a evitar el caos y asignar a cada tarea la relevancia que se merece es una habilidad imprescindible si no queremos acabar abrumados, estresados y frustrados.
• Asumir que no tenemos que ser capaces de hacer todo
Vivimos en el sociedad de la fatiga, básicamente porque cada uno de nosotros trae consigo su propio "campo de trabajos forzados", parafraseando al filósofo Byung-Chul Han. Nos explotamos creyendo que nos estamos realizando, pero en realidad solo podemos llevarnos al límite, físico y mental.
Claro, sobrecargarnos de actividades puede hacernos sentir como superhéroes. La idea de hacer frente a todo suena bien. Pero no es sostenible a largo plazo. Por tanto, el primer paso para priorizar es dejar de exigirnos tanto y reconocer que no podemos hacerlo todo, y ni siquiera es necesario. Significa admitir que somos humanos y que muchas de las tareas que realizamos a diario probablemente no contribuyan a nuestro bienestar.
• Desarrollar una visión global
Durante mucho tiempo, la incertidumbre se ha arraigado en nuestras vidas. Y es probable que sea nuestro compañero de viaje durante mucho tiempo. Debido a la incertidumbre, lo que es importante hoy puede ser irrelevante mañana. Por lo tanto, cabe señalar que a menudo carecemos de una perspectiva amplia y de largo plazo.
Si nos fijamos en una sola cosa, cegados por las circunstancias actuales, es probable que le demos más importancia de la que se merece. Para escapar de esta trampa, la relatividad es la clave. Mira a nuestro alrededor. Trate de ver las cosas desde una perspectiva más amplia. No debemos centrarnos únicamente en lo que está sucediendo ahora, sino mirar más allá. ¿Qué importancia tendrá esa actividad dentro de una hora, mañana o la próxima semana? O también: ¿qué importancia tiene en nuestro proyecto de vida?
• Distinguir lo urgente de lo priorizado
Atrapados en el ritmo vertiginoso de la vida cotidiana, es fácil terminar confundiendo lo urgente con lo importante y estableciendo prioridades equivocadas. Por lo tanto, ten siempre en mente las cosas que son realmente importantes en la vida y que necesitan ser priorizadas.
La palabra urgente proviene del latín Urge o urgente, por lo que se refiere a lo que estimula o provoca prisa. Sin embargo, todo lo que nos importa -o todo lo que nos dicen que es urgente- no tiene por qué ser importante y, por supuesto, no debemos priorizarlo. Hacer una lista de las cosas realmente importantes y priorizarlas nos permitirá compararlas con las urgentes y decidir rápidamente qué nivel de prioridad podemos darles en nuestra vida.
• Considere otras posibilidades además de "sí" y "no"
Uno de los principales problemas a la hora de priorizar es que es muy difícil decir que no. Por supuesto, es difícil decir que no a las personas que amamos oa nuestros superiores, pero no debemos olvidar que entre el “sí” y el “no” hay un amplio abanico de posibilidades.
“Sí” es la respuesta más adecuada cuando algo es obviamente urgente, importante y prioritario. “No” es la respuesta a todas aquellas tareas que no nos corresponden, no son importantes o con las que simplemente no queremos comprometernos porque no entran dentro de nuestras prioridades.
Pero hay otras alternativas que podríamos considerar:
1. Procrastinar. Son aquellas tareas que podríamos hacer, pero no inmediatamente. Así que basta con explicarle a la persona que nos gustaría hacernos cargo de ella, pero que en este momento no podemos. En cambio, podemos decirle cuándo estaremos disponibles.
2. Colabora. Son aquellas tareas que no estamos dispuestos a asumir plenamente, pero a las que podemos contribuir. En estos casos basta con explicar que estamos encantados de ayudar, siempre que la otra persona coopere.
3. Solución alternativa. Son aquellas tareas que no podemos asumir de ninguna manera, pero podemos contribuir de alguna manera a su solución, por ejemplo recomendando un experto o un software que puede hacer parte del trabajo.
Por último, debemos tener en cuenta que las personas de nuestro entorno pueden no ser plenamente conscientes del esfuerzo que estamos realizando. Después de todo, es fácil nadar fuera del agua. Por tanto, es probable que a ellos también debamos “educarlos”, sobre todo si siempre hemos estado a su disposición y siempre nos ha costado decirles que no.
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