“Oggi meglio di ieri, domani meglio di oggi”, questo è l’epitome del kaizen, un metodo di lavoro e una filosofia di vita che punta al miglioramento continuo. Invece di promettere cambiamenti istantanei e miracolosi che di solito svaniscono con la stessa rapidità con cui appaiono, il metodo kaizen propone di fare un passo alla volta, per non lasciarsi sopraffare e consolidare le abitudini che possono davvero portarci a raggiungere i nostri obiettivi.
Kaizen, il suo significato e la sua origine
La parola kaizen (改善) è composta dai caratteri kanji che significano: cambiamento o azione di riparazione e buono o benefico. Pertanto, etimologicamente il significato di kaizen è qualsiasi cambiamento positivo che implica un miglioramento, grande o piccolo che sia.
Furono però gli imprenditori americani a mettere a punto il metodo kaizen, aggiungendo alla parola il significato attuale: miglioramento continuo. Negli anni ’50, dopo la seconda guerra mondiale, gli Stati Uniti avevano un interesse geopolitico nella rapida ripresa economica del Giappone, quindi inviarono figure imprenditoriali e accademiche per promuovere lo sviluppo del paese.
Implementarono un piano già in fase di sperimentazione nelle aziende statunitensi basato su piccoli e continui miglioramenti agli impianti esistenti per modernizzare le fabbriche e aumentarne l’efficienza perché non c’erano né tempo né risorse per implementare grandi e costosi cambiamenti. Questo sistema divenne presto una filosofia aziendale fondendosi con il modo giapponese di fare le cose.
La combinazione della razionalità occidentale e dell’antica cultura giapponese diede origine al metodo kaizen, che permise all’industria del paese nipponico di posizionarsi tra le prime al mondo. Di conseguenza, negli anni ’80 il metodo kaizen iniziò a diffondersi in altre nazioni. Oggi si può addirittura parlare di kaizen personale.
Anche il metodo kaizen nella vita personale si basa su due concetti essenziali: gradualità e continuità. Ci incoraggia a fare piccoli passi alla volta, suddividendo i grandi obiettivi in piccoli compiti che possiamo affrontare meglio senza esserne sopraffatti.
Ci dice anche che questi passaggi devono essere sistematici; cioè, dobbiamo avanzare un po’ ogni giorno. La filosofia kaizen si basa sulla perseveranza. Riprende l’idea di Lao Tzu che “un viaggio di mille miglia inizia con un primo passo” e afferma che ogni viaggio è fatto di piccoli passi. Dobbiamo solo assicurarci di farli.
Quali vantaggi apporta il kaizen personale?
Il metodo kaizen ci incoraggia a non lasciar passare un solo giorno senza migliorare qualcosa nella nostra vita, per quanto piccolo possa sembrare, perché passo dopo passo otterremo grandi cose e ci avvicineremo sempre di più al nostro obiettivo. Non dobbiamo preoccuparci tanto di raggiungere la nostra destinazione, ma solo di progredire ogni giorno il più possibile.
Infatti, una ricerca condotta presso l’Universidad de las Americas Puebla e l’Università di Lund scoprì che le persone che applicavano il metodo kaizen per migliorare la qualità della loro vita ed eliminare le cattive abitudini finivano per sviluppare una “armonia tra corpo e mente” molto simile a quella ottenuta con altre pratiche buddiste. Questo perché la filosofia kaizen ci incoraggia a guardarci sempre dentro per spingerci solo fin dove ci sentiamo abbastanza a nostro agio, creando al contempo una sensazione di potere.
1. Ci aiuta a superare il blocco iniziale. In molte occasioni, quando ci poniamo grandi obiettivi, l’immensità del lavoro che ci attende può bloccarci. In quei casi, troviamo delle scuse per rimanere nella nostra zona di comfort, solo perché abbiamo paura dello sforzo e dell’impegno che il nostro obiettivo richiede. La filosofia kaizen nella vita personale ci incoraggia a muovere i primi passi per superare quella resistenza iniziale che comportano le trasformazioni drastiche o i grandi progetti.
2. Riduce la pressione psicologica. Facendo piccoli passi alla volta, la filosofia kaizen riduce le emozioni negative che sono associate a grandi cambiamenti o progetti impegnativi. Ci previene dal sentirci sopraffatti dalla complessità o dallo sforzo eccessivo. Pertanto, il metodo kaizen riduce lo stress psicologico e ci aiuta a mantenere un atteggiamento più positivo lungo il percorso, riducendo anche il rischio di rinunciare ai nostri obiettivi.
3. Ci evita di procrastinare. La procrastinazione è uno dei più acerrimi nemici della produttività e del cambiamento. Infatti, tendiamo a procrastinare quando i compiti che ci aspettano sembrano troppo difficili, noiosi o lunghi. Il kaizen personale ci incoraggia a suddividere questi compiti in azioni più piccole che possiamo gestire meglio in modo da non sentirci sopraffatti, quindi non c’è spazio per la procrastinazione.
4. Migliora la qualità. Andare passo dopo passo ci permette di verificare i risultati. Così possiamo correggere gli errori prima che sia troppo tardi. Possiamo anche prestare maggiore attenzione a ciascun compito per perfezionarlo ogni giorno. Pertanto, l’applicazione del metodo kaizen nella vita personale ci aiuta anche a migliorare la qualità di ciò che facciamo, sia che si tratti di una routine di esercizi o di un piano per migliorare le nostre capacità comunicative.
5. Produce risultati permanenti. Le abitudini sono alla base di ogni trasformazione che intendiamo mantenere nel tempo. Poiché il kaizen ci incoraggia a fare piccoli passi alla volta, consente alle abitudini di consolidarsi, portando a una trasformazione permanente. I piccoli cambiamenti sistematici, infatti, hanno un grande impatto sulla nostra vita, permettendoci di mantenere abitudini più sane a lungo termine, senza cadere nel temuto effetto rebound.
Come applicare il kaizen personale alla vita di tutti i giorni?
Il metodo kaizen è una buona alternativa quando sappiamo cosa vogliamo ottenere, ma la strada sembra troppo lunga o non ci sono chiari tutti i passaggi intermedi. Infatti, è consigliato quando ci sentiamo sopraffatti dalle dimensioni o dalla complessità di un progetto o quando ci siamo bloccati o abbiamo iniziato a procrastinare. È anche un metodo valido quando abbiamo perso la forza o la motivazione a metà strada o se vogliamo sviluppare un’abitudine a lungo termine.
Per applicarlo, dobbiamo tenere presente che invece di apportare cambiamenti radicali dall’oggi al domani, dobbiamo iniziare con piccoli miglioramenti quotidiani. Dobbiamo solo concentrarci sul miglioramento o sull’avanzamento dell’1% ogni giorno. All’inizio i cambiamenti sembrano irrilevanti, ma a poco a poco inizieremo a notare miglioramenti e nel tempo sperimenteremo profondi cambiamenti positivi.
Pertanto, dobbiamo prima chiederci:
1. Quali risultati vogliamo ottenere? Si tratta di essere chiari sul nostro obiettivo, sul punto che vogliamo raggiungere, su ciò che ci motiva ed entusiasma.
2. Quali abitudini ci aiuteranno a raggiungere questi risultati? Ilsegreto sta nel rilevare le azioni che dobbiamo automatizzare per raggiungere il nostro obiettivo. Preferibilmente iniziando con piccoli passi fattibili che non siano troppo intimidatori.
3. Quali risultati stiamo ottenendo? Il miglioramento continuo implica essere in grado di prendere coscienza di ciò che stiamo facendo bene e di ciò che dobbiamo cambiare, seguendo i risultati che stiamo ottenendo strada facendo.
4. Quali azioni dobbiamo correggere? Il kaizen personale comporta anche degli aggiustamenti. Dobbiamo valutare quali abitudini possono essere ottimizzate o corrette per raggiungere l’obiettivo o migliorare i risultati.
È inoltre essenziale garantire che il nostro ambiente faciliti il miglioramento continuo. La filosofia kaizen, infatti, non riguarda solo le nuove abitudini ma anche l’eliminazione di tutto il superfluo che consuma tempo inutilmente. Pertanto, se vogliamo fare spazio nella nostra vita a nuovi progetti e obiettivi, dobbiamo sbarazzarci anche dei compiti non significativi. Si tratta di riorganizzare le nostre priorità.
Ultimo ma non meno importante, dobbiamo ricordare che il kaizen personale si basa su tre elementi: l’obiettivo che ci motiva, la mentalità di crescita e la forza di volontà. Pertanto, dobbiamo assicurarci di determinare la velocità con cui vogliamo applicare le modifiche e mantenerla. Dobbiamo essere in grado di mantenere la disciplina e impegnarci in quel processo di miglioramento continuo.
Ad esempio, se il nostro obiettivo è superare la paura di parlare in pubblico, dobbiamo chiederci quali passi ci permetteranno di raggiungere tale obiettivo. Potremmo aver bisogno dell’aiuto di uno psicologo o di fare ulteriori ricerche sul problema per capirne l’origine e il modo migliore per affrontarlo. In tal caso, possiamo considerare di dedicare 15 minuti al giorno ad informarci. In una seconda fase, possiamo iniziare gli esercizi pratici. In questo modo, gradualmente e senza esporci a uno stress inutile, perderemo la paura di parlare in pubblico.
La chiave è implementare cambiamenti così piccoli che è impossibile per noi fallire o procrastinare. Il kaizen personale ci incoraggia a seguire il nostro ritmo, impegnandoci un po’ di più ogni giorno, ma senza esercitare troppa pressione su noi stessi, assicurandoci di godere del processo di crescita e miglioramento continui.
Fonti:
Suárez, M. F. et. Al. (2013) Changing quality of life through the Personal Kaizen approach: A qualitative study. International Journal of Quality and Service Sciences; 5(2): 191-207.
Brunet, A. P. & New, S. (2003) Kaizen in Japan: an empirical study. International Journal of Operations & Production Management; 23(12): 1426-1446.
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